‘น้ำท่วม’ หรือ ‘น้ำรอการระบาย’ น่าจะเป็นสิ่งที่เราคนไทยคุ้นชิน(?) และได้เผชิญทุกปีเมื่อฤดูมรสุมมาเยือน อยู่ที่ว่าจะท่วมเป็นวงกว้างจากภัยพิบัติทางธรรมชาติที่เปลี่ยนไป หรือท่วมหนักเป็นบางจุดเพราะโชคไม่ดีที่วันนั้นฝนตกหนักผิดปกติ แต่ปฏิเสธไม่ได้ว่า จะมากหรือน้อยล้วนส่งผลกระทบต่อการใช้ชีวิตของเราทั้งสิ้น
หนึ่งในกลุ่มคนที่น่าจะท้อแท้ที่สุดเมื่อเจอกับวันน้ำท่วม คือ เหล่าพนักงานออฟฟิศ โดยเฉพาะคนที่ต้องพึ่งพารถสาธารณะ และยังต้องฝ่าทะเลน้ำขัง (หรือบางครั้งต้องฝ่าฝนที่ยังตกไม่ยอมหยุด) เพื่อไปตอกบัตรทำงานให้ทันด้วยความทุลักทุเล ซึ่งกว่าจะไปถึงก็เปียกโชกถึงไหนต่อไหนแล้ว
แต่ในเวลาเช่นนี้ บางออฟฟิศที่โชคดีเพราะรูปแบบการทำงานเป็นแบบ ‘ไฮบริด’ หรือการเข้าออฟฟิศสลับกับทำงานจากบ้านซึ่งเอื้ออำนวยกว่า ก็อาจสามารถจัดการทำงานในรูปแบบ ‘ออนไลน์’ ได้เช่นกัน ทำให้เหล่าพนักงานไม่จำเป็นต้องฝ่าฝนหรือน้ำท่วมมาทำงานให้ท้อใจ น้ำลดเมื่อไร ค่อยกลับมาเจอกันที่ออฟฟิศอีกครั้ง
แน่นอนว่าการทำงานแบบ ‘พบหน้ากันตัวเป็นๆ’ มีข้อดีหลายอย่าง ทั้งความสะดวกในการพูดคุยหรือตามงานและการส่งเสริมความเป็นทีม แต่ในบางครั้งที่ต้องพบกับภัยพิบัติไม่คาดคิด การทำปรับการทำงานสู่รูปแบบออนไลน์ก็เป็นทางเลือกที่ดีเช่นกัน แต่ก็อาจจะมีความสงสัยอยู่บ้างว่า แล้วการทำงานที่แต่ละคนอยู่ต่างที่ จะมีวิธีรักษาประสิทธิภาพในการทำงานไว้ได้อย่างไร?
1. จัดทำ ‘แผนการสื่อสารฉุกเฉิน’
แน่นอนว่าเมื่อไม่ได้พบหน้า การรักษาการติดต่อสื่อสารให้รวดเร็วเป็นเรื่องสำคัญ แผนการสื่อสารฉุกเฉินที่ว่าคือการระบุให้ชัดต่อพนักงานถึง ‘วิธี’ การติดต่อกับเพื่อนร่วมงานหรือหัวหน้างานระหว่างที่ไม่ได้อยู่ร่วมกันที่ออฟฟิศ เช่น พนักงานต้องติดต่องานส่วนไหนกับใคร เพื่อให้แน่ใจว่าระบบการทำงานจะยังดำเนินต่อไปได้โดยหยุดชะงักน้อยที่สุด ซึ่งในกรณีนี้ การสื่อสารเรื่องงานผ่านอีเมลหรือไลน์อย่างเดียวอาจไม่เพียงพอ ดังนั้น การใช้แอปพลิเคชันสำหรับการทำงานโดยเฉพาะจึงสามารถช่วยได้
2. มอบหมายงานล่วงหน้า
การติดตามพยากรณ์อากาศก็อาจช่วยได้บางส่วน แต่ ‘ความไม่แน่นอน’ ก็สามารถเกิดขึ้นได้เสมอ เพราะบางทีฝนก็ตกเหมือนฟ้ารั่วจนน้ำท่วมในเวลาไม่กี่ชั่วโมง ทำให้เกิดความฉุกละหุกขึ้น และนั่นก็สายไปเสียแล้วที่จะวางแผนเพื่อรับมือ ดังนั้น ควรมีการสร้างระบบบางอย่างเพื่อมอบหมายบทบาทหรือหน้าที่ให้สมาชิกบางคนล่วงหน้า เมื่อเกิดเหตุไม่คาดคิดทางภัยธรรมชาติ โดยเฉพาะคนที่มีความสำคัญในตำแหน่งการดูแลทีม เช่น ทีมซีเนียร์ของแผนกต่างๆ
3. ความยืดหยุ่นและเข้าใจ
เมื่อทำงานในช่วงหน้ามรสุมที่อาจเกิดฝนตกหนักและน้ำท่วม นอกจากแผนการเตรียมความพร้อมล่วงหน้าในการรับมือแล้ว การพยายามปรับการทำงานให้เป็นรูปแบบ ‘ไฮบริด’ คือการเข้างานที่ออฟฟิศสลับกับการทำงานจากที่บ้านก็เป็นทางเลือกที่ดี เพราะการเรียนรู้ความยืดหยุ่นในการทำงานเหล่านี้จะเป็นการเตรียมพร้อมให้พนักงานเข้าใจระบบการทำงานแบบไม่ต้องพบกันที่สำนักงานได้ ซึ่งก็เป็นรูปแบบการทำงานที่ออฟฟิศหลายแห่งในปัจจุบันเริ่มใช้อย่างแพร่หลาย
4. ลงทุนหรือประเมินการใช้เทคโนโลยีในออฟฟิศ
สิ่งหนึ่งทำให้ทั้งออฟฟิศสามารถเชื่อมต่อกันได้ ไม่ว่าจะเป็นการทำงานแบบพบหน้ากันที่ออฟฟิศ หรือทำงานจากที่บ้านเพราะภัยพิบัติคือเทคโนโลยี การประเมินระบบเซิร์ฟเวอร์หรือเทคโนโลยีที่ใช้ในการทำงานฟังก์ชันต่างๆ ของออฟฟิศจึงสำคัญ ไม่ว่าจะเป็นการมีระบบอินเทอร์เน็ตที่ดีในออฟฟิศ หรือมีเทคโนโลยีที่เอื้อให้การคุยงาน ประสานงาน ส่งงาน ยังคงสะดวกแม้จะไม่ได้พบหน้ากันก็ตาม
5. ฟื้นฟูเยียวยาจิตใจพนักงาน
แน่นอนว่าไม่มีใครอยากเผชิญภัยพิบัติทางธรรมชาติที่ส่งผลกระทบต่อการใช้ชีวิต พนักงานออฟฟิศบางคนอาจเจอน้ำท่วมที่ทำให้บ้านหรือทรัพย์สินเสียหาย ซึ่งส่งผลต่อสภาพจิตใจและต่อเนื่องไปจนถึงประสิทธิภาพการทำงาน ดังนั้น การคอยตรวจสอบกับสมาชิกเป็นประจำในช่วงเวลานี้ ไม่ว่าจะเป็นการคุยออนไลน์หรือถามไถ่ถึงความช่วยเหลือที่พนักงานต้องการ ก็เป็นสิ่งจำเป็น นอกจากจะเป็นการช่วยเหลือทางด้านวัตถุแล้ว ก็ยังเป็นการกระชับความสัมพันธ์ระหว่างหัวหน้าและพนักงานไปในตัว รวมถึงเป็นการเยียวยาจิตใจของพนักงานที่ประสบความยากลำบากได้เช่นกัน
ในปี 2020 สำนักงานทะเบียนภัยคุกคามทางนิเวศรายงานว่า จำนวนภัยพิบัติทางธรรมชาติทั่วโลกเพิ่มขึ้นสิบเท่านับตั้งแต่ปี 1960 รวมถึงมีรายงานการประเมินทั่วโลกของสหประชาชาติที่คาดการณ์ว่า จำนวนดังกล่าวจะเพิ่มขึ้นในอนาคต ดังนั้น การวางแผนเพื่อรับมือสิ่งเหล่านี้จึงจำเป็นอย่างยิ่ง
อ้างอิง
https://www.evotix.com/resources/blog/how-to-prepare-for-a-natural-disaster-in-your-workplace
https://www.insperity.com/blog/supporting-employees-after-a-disaster/
Tags: Disaster, น้ำท่วม, WorkPlace, WorkTips
