“สวัสดีค่ะ อยากร่วมงานด้วยนะค่ะ” วิธีเขียนอีเมลสมัครงานให้ ‘ถูกต้อง’ และได้รับการมองเห็น

ในยุคสมัยที่งานหายากหาเย็น หนึ่งในสิ่งสำคัญที่จำเป็นมากๆ ในการเปิดตัวคุณเข้าสู่โลกของตลาดแรงงานก็คือ ‘จดหมายสมัครงาน’

โดยปกติองค์กรแต่ละแห่งมักจะให้ส่งอีเมล เขียนจดหมายแนะนำตัว แนบไฟล์เรซูเม่ พร้อมกับพอร์ตฟอลิโอผลงานคร่าวๆ ส่งมายังอีเมลที่ตั้งค่าไว้สำหรับเป็นถังกลาง คัดคนสมัครงาน ก่อนจะส่งต่อ คัดกรองต่อ อาจด้วยฝ่ายทรัพยากรบุคคลหรืออาจด้วยฝ่ายที่เตรียมรับคุณเข้าทำงาน

“สวัสดีค่ะ สนใจสมัครงานนะค่ะ” “สนใจสมัครเข้าทำงานคับ” “สนใจคับ” “”อยากร่วมงานด้วยค่ะ” เป็นหัวข้อประจำที่บริษัทได้รับในอีเมลกลาง ซึ่งแน่นอนว่า ในหลายสิบอีเมลหรืออาจถึงร้อยอีเมล อีเมลพวกนี้จะถูกปัดตกเป็นอันดับแรกๆ

แล้วคุณควรตั้งหัวข้ออย่างไรให้น่าสนใจ น่าดึงดูด ขณะเดียวกันจดหมายสมัครงานควรต้องใส่ข้อมูลอะไรบ้าง เพื่อให้ประทับใจองค์กรนั้นๆ Work Tips พอจะมีคำตอบ

1. โครงสร้างจดหมายสมัครงาน

เรียนฝ่ายบุคคล… เรียนฝ่ายทรัพยากรบุคคล… ดิฉัน/ ผม มีความสนใจสมัครงานในตำแหน่งที่เปิดรับสมัคร พร้อมกับอธิบายว่า เพราะเหตุใดถึงสนใจ ประสบการณ์ที่เกี่ยวข้องมีอะไรบ้าง และเพราะเหตุใดจึงคิดว่า ตนเป็นตัวเลือกที่ดีสำหรับตำแหน่งนี้ นี่คือย่อหน้าแรก ย่อหน้าที่คนเปิดอ่านจะกวาดตามองอย่างรวดเร็วที่สุด และอาจเป็นจุดชี้ขาดว่า พวกเขาจะอ่านต่อหรือปัดทิ้ง ไปอ่านเมลอื่นต่อทันที

ย่อหน้าที่ 2 อาจบรรยายประสบการณ์การทำงานที่ทำอย่างละเอียดขึ้น เช่น ดิฉันเคยทำงานเป็นครีเอทีฟ โดยมีผลงานเช่น… ขณะเดียวกันยังเคยทำกิจกรรม เช่น ซึ่งสะท้อนทักษะการทำงานที่หลากหลาย ตรงจุดนี้หากประวัติการศึกษาคุณโดดเด่น เรียนมหาวิทยาลัยหรือคณะระดับท็อปๆ ก็อาจเขียนระบุให้ชัดไว้ด้วย

เหนือสิ่งอื่นใดสิ่งสำคัญก็คือ อย่าลืมหาข้อมูลเบื้องต้นเกี่ยวกับองค์กรที่คุณไปสมัครงาน หากพวกเขามีโปรเจกต์พิเศษ มีงานที่รู้สึกว่าคุณประทับใจ อยากเข้าร่วมด้วย ก็อย่าลืมแตะนิดๆ ให้เห็นว่า คุณเห็นความสำคัญของพวกเขาและงานของพวกเขามากเพียงใด

ข้อสำคัญก็คือตรงจุดนี้คุณควรที่จะ ‘เป็นทางการ’ มากๆ เพราะคนที่อ่านอาจเป็นได้ทั้งพนักงานระดับอาวุโส ฝ่ายทรัพยากรบุคคล หัวหน้าคุณในอนาคต หรือผู้บริหารสูงสุดเลยทีเดียว

2. ความกระชับ

อย่างที่บอกแต่ต้น ไม่มีใครมีเวลาอ่านจดหมาย ไม่มีใครพร้อมอ่านความในใจ หรือความสามารถของคุณยาวเหยียด และแน่นอนว่า หากคุณเขียนความประทับใจ-ความกระตือรือร้นมาหลายหน้าอาจเป็นเรื่องดี แต่ถ้าไม่ได้มีความหมายอะไรเป็นพิเศษ จดหมายความยาว 4 หน้าก็อาจเยิ่นเย้อ ไม่ได้เตะตาผู้ที่คัดเลือกคุณเข้าทำงาน

จดหมายสมัครงานเป็นเพียงด่านแรกที่ทำให้คุณถูกเห็น แต่ไม่ใช่ด่านที่ชี้เป็นชี้ตายเท่ากับการสัมภาษณ์งาน ฉะนั้นหากเขียนแล้วมีความยาวเกิน 2 หน้า ก็ลองกลับมาตัดทอนดูใหม่ ให้มีความหมายสั้น กระชับ เพียงพอที่จะทำให้ผู้บริหารได้อ่านต่อ

ขณะเดียวกันยิ่งยาวเท่าไรก็ยิ่งมีคำผิดมากเท่านั้น ฉะนั้น 1 หน้ามีคำผิดเป็นต้นว่า สำคัญ เป็น สำคัย, ก้าวหน้า เป็น ก้าวหนา, นะคะ เป็น นะค่ะ คำพวกนี้ก็ทำให้คะแนนคุณตกไปได้ง่ายๆ 

กลับมาที่เรื่องเดิม เขียนให้กระชับ ได้ใจความ อ่านทวนอีกรอบให้ได้ความหมายมากที่สุด ผิดพลาดน้อยที่สุด ยิ่งเป็นเรื่องดี

3. ภาษาไทยหรือภาษาอังกฤษ

ข้อสำคัญคือระยะหลังมีผู้ที่สมัครงานไม่น้อยเลือกเขียนจดหมายด้วยภาษาอังกฤษเพื่อแนะนำตัว นัยหนึ่งก็เพื่อบอกว่า ตัวเองสามารถใช้ภาษาอังกฤษได้ เขียนภาษาอังกฤษได้ และอาจพูดภาษาอังกฤษได้ แต่อีกจำนวนไม่น้อยต่างก็รู้สึก ‘ไม่มั่นใจ’ ในภาษาอังกฤษของตัวเอง

ถึงตรงนี้ต้องย้อนกลับไปยังข้อสำคัญอีกครั้ง หากเขียนภาษาอังกฤษก็ควรเขียนให้ถูกต้อง ชัดถ้อยชัดคำ สามารถสื่อความหมายได้ตรงไปตรงมา ไม่เวิ่นเว้อ ยืดเยื้อ และเป็นไปอย่างถูกต้อง แต่หากไม่มั่นใจก็กรุณาอย่าดันทุรัง เขียนภาษา หรือเขียนเนื้อหาที่คุณไม่ถนัด

4. อย่าลืมใส่ ‘ความเป็นมนุษย์’

สิ่งที่ทำให้มนุษย์แตกต่างจากระบบปัญญาประดิษฐ์ก็คือ ‘ความเป็นมนุษย์’ เพราะสุดท้ายคนอ่านจดหมายเหล่านี้คือ ‘คน’ ฉะนั้นคนย่อมประกอบด้วยแรงบันดาลใจ ย่อมประกอบด้วยความกระตือรือร้น และความ ‘มั่นใจ’ ว่า ทักษะที่คุณมีจะเหมาะสมกับตำแหน่งงานที่สมัคร เพราะฉะนั้นอย่าลืมแทรกประสบการณ์ อย่าลืมเล่าเรื่องที่ตัวเองภูมิใจหรือแพสชันที่อยากทำ แต่ทั้งนี้ก็อย่าเขียนแบบพร่ำเพรื่อ ไม่ต้องเล่าชีวิตวัยเด็ก ไม่ต้องบอกถึงประวัติครอบครัว 

แต่ถามว่า AI สามารถช่วยได้หรือไม่ AI สามารถขึ้นโครงคร่าวๆ ได้ อาจตรวจคำผิดได้ อาจหาตัวอย่างที่ดีให้คุณเทียบเคียงได้ แต่ทักษะนี้ก็เหมือนกับการเรียนรู้ AI ขั้นพื้นฐาน อย่าปล่อยให้ AI ครอบงำคุณไปทั้งหมดทุกอย่าง อย่าให้ภาษากลายเป็นภาษา AI จนมากเกินไป เพราะหลายองค์กรเจอปัญหาเดียวกันคือ ไม่รู้ว่าต้องการรับคนหรือรับ ‘หุ่นยนต์’ เข้ามาทำงาน เพราะภาษาที่ใช้ล้วนเหมือนๆ กันทั้งหมดทุกคน