ปัญหาและทางออก เขียนให้ชัดได้บนกระดาษแผ่นเดียว

เมื่อพูดถึงคำว่า ‘ปัญหา’ คุณตีความคำคำนี้อย่างไร?

มันคืออุปสรรค ความยากลำบาก ความไม่ได้ดั่งใจ สิ่งที่หาทางออกไม่ได้ หรือว่าจะเป็นข้อสงสัย ข้อขัดข้อง? อย่างไรก็ดี เชื่อว่าในสังคมไทยเราให้น้ำหนักกับคำว่าปัญหาและมองมันเป็นเรื่องใหญ่พอตัว แต่ถ้าลองมองดูความหมายของคำว่าปัญหา (problem) ในภาษาอังกฤษนั้นจะตีความได้ว่า “งานหรือสถานการณ์ที่ต้องเข้าไปจัดการหรือข้ามผ่านมันไป” ที่น่าสนใจกว่านั้น คือคำว่าปัญหาในภาษาญี่ปุ่น (問題: มอนได) ที่ตีความไว้ลึกซึ้งว่า “สิ่งที่ขวางกั้นระหว่างความเป็นจริงและสิ่งที่อยากให้เป็น”

ถ้าเราพินิจให้ดี การให้น้ำหนักกับคำว่าปัญหาก็แตกต่างกันไปในระดับบุคคล วัฒนธรรม หรืออาจรวมถึงความเชื่อ ซึ่งต่อเนื่องไปถึงวิธีเข้าหาปัญหานั้นๆ ด้วย ระหว่างนี้เราอยากให้คุณสังเกตตัวเองว่า เวลามีปัญหา คุณเป็นคนประเภทพุ่งชนและแก้มัน หรือเป็นคนที่รอให้ปัญหามันผ่านพ้นไปเอง?

สำหรับผู้เขียนเอง เมื่อย้อนดูก็พบว่าจัดการกับปัญหาแต่ละครั้งแตกต่างกันไป และหลายกรณีก็เห็นว่า ถ้าในตอนนั้นมีสติพอ ก็คงฉุกคิดได้ว่าสิ่งที่เกิดขึ้นไม่ใช่ปัญหา แต่เป็นแค่สถานการณ์หนึ่งเท่านั้น หลายคนอาจเหมือนผู้เขียนที่มักจะมีศิราณีประจำตัวหรือศิราณีประจำเรื่องที่พร้อมจะให้คำปรึกษาที่ดีที่สุดในเรื่องนั้นๆ แต่พอครั้นศิราณีมาไม่ทันแล้วต้องแก้ไขปัญหาต่างๆ ด้วยตัวเอง ก็มักจะรู้สึกสติแตก คิดไม่ตกอยู่บ่อยๆ นั่นก็เพราะว่าเราอาจไม่ได้ทำความเข้าใจกับสิ่งที่เกิดขึ้นจริงๆ แบบไม่เข้าข้างตัวเอง

ด้วยเหตุนี้เองที่บริษัทโรงเรียนและมหาวิทยาลัยในต่างประเทศ โดยเฉพาะที่อิตาลี หันมาใช้วิธีการจัดการกับปัญหาอย่างสร้างสรรค์ของบรูโน มูนารี (Bruno Munari) ศิลปินนักออกแบบชาวอิตาเลียน ที่จริงๆ แล้วคิดมาเพื่อการวางแผนบริหารจัดการปัญหาในงานศิลปะและดีไซน์ แต่มันสามารถนำมาต่อยอดพัฒนาจนใช้ได้กับทุกๆ เรื่อง

ทฤษฎีของบรูโน มูนารี คือการพิจารณาปัญหาอย่างถี่ถ้วนเพื่อทดลองและค้นหาทางออกที่สาม สี่ ห้า หรือมากกว่า อย่างสร้างสรรค์ โดยไม่ใช้อารมณ์หรือเหตุผลเข้ามาเกี่ยวข้อง เพราะทุกจังหวะที่เรากำลังคิดแก้ปัญหา เรามักจะคิดชั่งน้ำหนักและปิดกั้นความคิดของเราไปโดยปริยาย ทฤษฎีของมูนารีไม่ได้บอกเราว่า “ควรทำอะไร” แต่สอนให้เราคิดว่า “ทำอย่างไร” “ให้ลองลงมือทำ” และ “เราสามารถทำอะไรได้บ้าง” ในขณะที่เราคิดเรื่องบ้าๆ ที่ดูเหลือเชื่อ แต่ไม่ใช่ว่ามันจะเป็นไปไม่ได้ เมื่อเรากลับมานั่งไตร่ตรองและต่อยอดมัน

ไม่ใช้อารมณ์หรือเหตุผลเข้ามาเกี่ยวข้อง เพราะทุกจังหวะที่เรากำลังคิดแก้ปัญหา เรามักจะคิดชั่งน้ำหนักและปิดกั้นความคิดของเราไปโดยปริยาย

วิธีของมูนารีไม่ได้เป็นที่รู้จักแต่ในประเทศอิตาลีเท่านั้น เพราะมันเป็นหนึ่งในทฤษฎีดีๆ ที่ชาวญี่ปุ่นนำมาต่อยอดและปรับให้เข้ากับวิถีชีวิตของตัวเอง ดังที่ถูกนำมาใช้ภายในองค์กรของโตโยต้ามาเป็นเวลาร่วมสิบปี ก่อนจะแพร่หลายไปสู่บริษัทอื่นๆ และอาจเพิ่งได้รับการยอมรับในวงกว้างเมื่อ 4-5 ปีที่ผ่านมา ความพิเศษของวิธีการแก้ปัญหาภายในองค์กรของโตโยต้าก็คือ เราจะสามารถเห็นภาพรวมและวิธีการแก้ไขได้บน ‘กระดาษแผ่นเดียว’

คนไทยที่ทำงานอยู่ในบริษัทญี่ปุ่นอาจเคยได้ยินวิธีการแก้ปัญหาของโตโยต้ามาแล้ว แต่ในวงกว้างอาจไม่รู้จักกันมากเท่าไร เมื่อคุณจินนี่ สาระโกเศศ จาก Studio Matcha Creative Workshop จัดเวิร์กช็อปเรื่อง ‘การหาทางออกให้ปัญหาด้วยกระดาษแผ่นเดียวแบบญี่ปุ่น’ ก็เป็นการดีที่เราจะได้ทำความรู้จักกับวิธีคิดใหม่ๆ นี้

ฟังอย่างเดียวคงไม่เข้าใจเท่าลงมือทำ

ตรงหน้าเราคือปัญหาจริงจากการทำงานที่เลือกมาเป็นตุ๊กตา และกระดาษขนาด เอ 3

กระดาษแผ่นนี้ประกอบด้วยช่องว่างจำนวน 8 ช่อง ก่อนอื่นเราต้องตั้งสติเพื่อเขียนลงไป เริ่มด้วยช่อง agenda ที่เราต้องการจะแก้ไข ช่องที่สองเป็นการเขียนสรุปภาพรวมใหญ่ของสถานการณ์นั้นๆ ให้เห็นถึงความสำคัญและเร่งด่วนของปัญหา ช่องถัดมาคือแจกแจงสภาพสถานการณ์จริงเป็นข้อมูลเชิงปริมาณและคุณภาพ เพื่อประเมินหาสาเหตุ ช่องที่สี่คือการระบุหาสาเหตุของปัญหา ช่องที่ห้าคือการกำหนดเป้าหมายที่มุ่งหวัง ช่องที่หกคือการคิดหาทางแก้ไขปัญหา ซึ่งคุณจินนี่แนะนำว่าอยากให้เขียนความเป็นไปได้และเป็นไปไม่ได้ออกมาให้มากที่สุด ช่องที่เจ็ดคือการวางแผนปฏิบัติตามแผนการแก้ไข สำหรับช่องสุดท้ายคือการติดตามวัดผลวิธีแก้ปัญหาที่เราเลือกมา ซึ่งลำดับขั้นตอนสามารถยืดหยุ่นและปรับเปลี่ยนกันตามความเหมาะสมของแต่ละปัญหาได้

บางปัญหาที่มีขนาดใหญ่ระดับองค์กรและส่งผลกระทบในเชิงกว้างทั้งต่อบุคคลหรือเงินทอง แน่นอนว่ากระดาษแผ่นนี้อาจไม่เพียงพอในการแก้ไขหรือปรับปรุงข้อผิดพลาด อาจต้องมีการวนกลับไปกลับมาในช่วงการคิดหาทางแก้ไขปัญหาอยู่สองถึงสามครั้ง แต่ประโยชน์ที่เด่นชัดของวิธีนี้ ไม่ว่าสำหรับเรื่องงานหรือเรื่องส่วนตัว ก็คือมันช่วยให้ทุกคนได้เห็นภาพรวมที่สมบูรณ์เป็นจริงและเป็นกลาง การตัดความคิดเข้าข้างตัวเองและอิทธิพลทางความคิดของบุคคลรอบตัว ทำให้เรามองได้ชัดเจนขึ้นว่าสิ่งที่เกิดขึ้นนั้นเป็นปัญหาจริงๆ และเป็นปัญหาที่สมควรได้รับการแก้ไขหรือไม่ พร้อมทั้งเกิดกระบวนการพิจารณาข้อเด่นข้อด้อยของแนวทางการแก้ไขปัญหาที่เราเลือกมา เพื่อหาทางออกที่ดีที่สุดสำหรับตัวปัญหา รวมถึงสถานการณ์และปัจจัยรอบตัวอีกด้วย แถมบางครั้งเขียนไปไม่กี่ช่องก็อาจพบแล้วว่า มันไม่ใช่ปัญหาจริงๆ สักหน่อย คิดมากไปเอง ปล่อยวางบ้างก็ได้

การตัดความคิดเข้าข้างตัวเองและอิทธิพลทางความคิดของบุคคลรอบตัว ทำให้เรามองได้ชัดเจนขึ้นว่าสิ่งที่เกิดขึ้นนั้นเป็นปัญหาจริงๆ และเป็นปัญหาที่สมควรได้รับการแก้ไขหรือไม่

การแก้ไขปัญหาด้วยกระดาษแผ่นเดียวแบบคนญี่ปุ่นทำให้รู้สึกถึงหลักการสังเกตและทดลองแบบวิทยาศาสตร์ ที่ต้องอาศัยความเป็นกลางและรวบรวมข้อมูลให้ครบด้านแบบมีเหตุผลและตัวเลขสนับสนุน แต่ท้ายที่สุดแล้วการตัดสินใจก็เป็นเรื่องของความรู้สึก อย่างที่นักประสาทวิทยา แอนโตนีโอ ดามาซิโอ เคยกล่าวไว้ว่า ช่วงวินาทีที่เราคิดตัดสินใจนั้นเกิดขึ้นจากอารมณ์ความรู้สึก แม้เราจะเชื่อว่าเราตัดสินใจโดยใช้เหตุผลก็ตาม เพราะเราเองก็ใช้ความรู้สึกในการเลือกว่าเราจะใช้หลักเหตุผลในการตัดสินใจในครั้งนั้นๆ ซึ่งวิธีการคิดและเลือกตัดสินใจก็แตกต่างกันไปตามวัย เชื้อชาติ วัฒนธรรม หรือประสบการณ์ชีวิต เพราะฉะนั้นจึงไม่มีใครที่จะตัดสินได้ว่าวิธีแก้ปัญหาหนึ่งจะดีที่สุด เพราะทุกคนมีวิธีที่ดีที่สุดสำหรับตัวเอง

หลังจากเวิร์กช็อปจบลง ผู้เขียนได้ลองทบทวนอยู่พักใหญ่ แม้ยังไม่สามารถตอบได้ว่าวิธีนี้จะสามารถช่วยให้เราแก้ไขปัญหาได้จริงหรือไม่ จนกว่าจะเกิดปัญหาที่คิดไม่ตกและลองใช้ แต่ก็ถือเป็นมุมมองใหม่ในการจัดการปัญหาที่คิดว่าน่าจะนำมาประยุกต์ใช้ในชีวิตจริงได้

ข้อคิดสำคัญที่ได้จากเวิร์กช็อปครั้งนี้คือการฉุกคิดได้ว่า บางครั้งปัญหาอาจไม่ใช่ปัญหาแต่เป็นเพียงสถานการณ์ที่เกิดขึ้นมาแล้วก็ผ่านไป และบางครั้งคำว่าปัญหาที่ทำให้เราว้าวุ่นใจก็ไม่ได้เกิดจากคนอื่น แต่อาจเกิดจากตัวเราเอง เพียงแค่เรามองไม่เห็น…หรือเลือกที่จะมองไม่เห็นเท่านั้น