มนุษย์เงินเดือนหลายคนเริ่มต้นด้วย To-Do List ยาวเป็นหางว่าว ประชุมต่อประชุม รับสายโทรศัพท์ไม่เคยว่าง ในเวลาเดียวกันยังต้องทำสไลด์ ยังต้องหาไอเดียใหม่ๆ เข้ามา เคลียร์งานจนหมดแรง แชตลูกค้า แชตหัวหน้า แชตเพื่อนฝากงานก็ยังเข้ามาอีก ทำงานล้าแทบตาย แต่พอหมดวันกลับรู้สึกแปลกๆ ว่า “วันนี้ได้ทำอะไรสำเร็จบ้างหรือยัง”
ยิ่งไปกว่านั้น ผ่านไป 2 ปี คุณก็ยังอยู่ที่เดิม เวลาเขาหาตำแหน่งว่างให้เลื่อนขั้นขึ้นไป เขาก็ไม่เลือกคุณ เงินเดือนจมอยู่กับที่ แต่สุดท้ายคุณก็เลือกจมอยู่อย่างนี้ก็ดีกว่าตกงาน คำถามที่ตามมาก็คือแล้วสุดท้าย มีอะไรผิดพลาดตรงไหน เพราะงานก็ไม่ใช่น้อยๆ ทำงานจนยุ่งมากแล้ว
นี่คือภาวะ Busy but not Valuable ยุ่งจริง แต่คุณค่าที่ได้จากงานกลับน้อยกว่าพลังที่เสียไป Work Tips วันนี้ จะมาแนะนำว่าควรจัดงานตัวเองอย่างไร ให้ Busy น้อยลง ทำงานอย่างไรให้มีคุณค่ากับองค์กรมากขึ้น และหากคุณอยู่ในลูปนี้ คุณจะหลุดจากลูปได้อย่างไร
ข้อแรก ลองปลีกเวลาที่ยุ่งเหยิงออกมาตั้งคำถามใหญ่ 4 ข้อ
- งานที่ทำในแต่ละวัน เชื่อมกับเป้าหมายหลักของคุณหรือไม่
- ถ้าไม่ทำงานนี้ จะมีผลกระทบจริงแค่ไหน
- งานนี้ทำให้คุณเก่งขึ้น มีอำนาจต่อรองมากขึ้น หรือสร้างผลลัพธ์สำคัญขึ้นหรือไม่
- คุณกำลังทำงานนี้เพราะมันสำคัญ หรือเพราะด่วน เพราะมีคนทักมา เพราะไม่กล้าปฏิเสธ
ถ้าคำตอบส่วนใหญ่คือ “ไม่แน่ใจ” แปลว่าอาจถึงเวลาต้องจัดลำดับงานใหม่
นอกจากนี้ สิ่งสำคัญคือต้องลองจัดงานแบ่งออกเป็น ‘งานสำคัญและจำเป็น’ ที่ส่งผลต่อเป้าหมายหลัก ต้องทำด้วยตัวเองเท่านั้น เพื่อให้เกิดผลลัพธ์จริง ‘งานจำเป็นแต่สร้างมูลค่าไม่มาก’ เช่น งานแอดมิน งานประสานงาน งานตอบกลับ งานเอกสาร ที่จำเป็น ‘ต้องทำ’ แต่งานเหล่านี้ควรลดเวลาให้เหลือน้อยที่สุด ‘งานที่คนอื่นทำแทนได้’ คืองานที่คุณไม่จำเป็นต้องทำเอง งานนี้ควรส่งต่อ ควรแบ่งงาน และสร้างระบบที่ให้คนอื่นรับช่วงต่อได้
และสุดท้าย อย่าลืมมองหา ‘งานที่ควรหยุดทำ’ อย่างงานที่ทำเพราะความเคยชิน งานที่ทำแล้วไม่เกิดผลใดๆ หรืองานที่ทำเพราะ ‘เกรงใจ’ เท่านั้น
หากตัดไม่ได้ คุณจะติดอยู่ในลูปงานไม่จำเป็นต่อไปเรื่อยๆ รู้ตัวอีกที คุณก็ไม่ขยับไปไหน เหนื่อยและโคตรเหนื่อย
เมื่อรู้แล้ว ยังมีทริกเล็กๆ อีกข้อหนึ่ง คือเช้า–อย่าเริ่มวันด้วยการเปิดอีเมลหรือแชตทันที เพราะสมองคุณจะเริ่มเข้าสู่โหมด ‘ต้องตอบสนอง’ ตลอดทั้งวัน ช่วงเวลา 1-1 ชั่วโมงครึ่ง ในการเริ่มวัน ควรใช้สำหรับงานที่สำคัญที่สุด เช่น เขียนแผน คิดไอเดีย ทำข้อเสนอ อ่านข้อมูล ตัดสินใจเรื่องใหญ่ๆ และทำงานที่ต้องใช้สมาธิ
งานอื่นๆ ให้รอเวลาหลังจากนั้น เพราะหากรอให้ว่างก่อนค่อยทำงานสำคัญ อาจไม่มีวันได้ทำงานนั้น และถึงที่สุด ในชีวิตการทำงาน จงจำไว้ว่า ‘งานด่วน’ จะหาทางแทรกเข้ามาได้เสมอ
อีกข้อสำคัญคือฝึก ‘ปฏิเสธ’ ให้เป็น–การปฏิเสธไม่ได้แปลว่าเมินเฉย ไม่ช่วยทีม หากคือการรักษาพื้นที่ให้กับงานสำคัญกว่า
เพราะหากเลือกทำทุกงาน ปฏิเสธไม่เป็น คุณจะกลายเป็น ‘ถังขยะ’ ที่ทุกคนโยนงานลงมาให้ทั้งสำคัญและไม่สำคัญ ฉะนั้น ลองใช้ประโยค “ตอนนี้มีงานหลักที่ต้องปิดก่อน ขอรับเป็นหลังจากนี้ได้ไหม” หรือ “เรื่องนี้ให้ใครในทีมช่วยแทนได้ไหม เพราะผมน่าจะติดงานที่ต้องใช้เวลาต่อเนื่อง”
แน่นอนว่าทุกคนมีงานที่ไม่อยากทำแต่ ‘ต้องทำ’ สิ่งที่ต้องทำความเข้าใจคือนี่คือเรื่องปกติธรรมดาในชีวิตการทำงาน
สุดท้าย อย่าลืมทำ Weekly Review ใช้เวลาปลายสัปดาห์ รีวิวกับตัวเองสั้นๆ ตั้งคำถามกับตัวเองด้วยคำถามสั้นๆ ง่ายๆ ว่า
1. สัปดาห์นี้ งานไหนคืองาน 3 งานที่สร้างผลลัพธ์จริง ทำให้คุณเติบโตขึ้น
2. งานใดคืองานที่ใช้เวลามาก กินพื้นที่สมองมาก แต่ให้ผลลัพธ์น้อยนิด
3. สัปดาห์หน้า และสัปดาห์ต่อๆ ไป ควรลดงานอะไร
4.สัปดาห์หน้า และสัปดาห์ต่อๆ ไป ควรให้เวลากับอะไรเพิ่ม
การรีวิวแบบนี้ช่วยให้คุณไม่หลงคิดว่า ‘ยุ่ง’ เท่ากับ ‘ก้าวหน้า’ เพราะสุดท้าย องค์กรและหัวหน้าไม่ได้จดจำคุณจากจำนวนครั้งที่ออนไลน์ดึก ไม่ได้เลื่อนขั้นให้คุณเพราะตอบแชตเร็วที่สุด หรือประชุมเยอะที่สุด แต่จดจำคุณจากงานที่สร้างผลลัพธ์จริง
อย่าปล่อยให้ความยุ่งกลายเป็นหลักฐานหลอกๆ ว่าคุณกำลังก้าวหน้า เพราะบางครั้ง การทำงานให้ดีขึ้น อาจไม่ได้เริ่มจากการทำให้มากขึ้น ทำงานจนยุ่งหัวฟู ไม่มีเวลาให้ตัวเองและไม่มีเวลาให้คนอื่น แต่เริ่มจากการกล้าถามตัวเองว่า งานไหนที่ควรทำให้น้อยลง งานไหนที่ควรหยุดทำ และงานไหนที่คู่ควรกับเวลาชีวิตของคุณจริงๆ
Tags: การทำงาน, Work Tips, งานยุ่ง, คุณค่างาน, ชีวิตการทำงาน
