หลายออฟฟิศอาจกำลังเจอปัญหาเดียวกัน ไม่ว่าจะเป็นคอมพิวเตอร์ค้าง กว่าจะได้ทำงานแต่ละครั้งต้องรอเปิดเครื่องเป็นสิบนาที อุปกรณ์ชำรุด ไม่พร้อมสำหรับการทำงาน ไปจนถึงอินเทอร์เน็ตหลุดบ่อย เก้าอี้ที่ทำให้ปวดหลัง หรือแม้แต่อุปกรณ์พื้นฐาน อย่าง เมาส์ โต๊ะทำงาน สิ่งเหล่านี้กลับถูกมองว่า ‘ฟุ่มเฟือย’
บางองค์กรอยากสร้างงานมูลค่าหลายล้านบาท แต่เลือกลงทุนกับอุปกรณ์ในการทำงานน้อยที่สุด น้อยเท่าไรยิ่งดี บางองค์กรถึงขั้นยอมเสียเงินกับสิ่งอื่น เช่น การประชุมใหญ่ แคมเปญ ภาพลักษณ์ ไปจนถึงกิจกรรมอื่นๆ ในขณะที่เมื่อพูดถึงอุปกรณ์ทำงานของพนักงาน กลับส่ายหน้าไม่อนุมัติ ทั้งที่สิ่งนี้ส่งผลต่อองค์กรโดยตรง ไม่ว่าจะเป็นประสิทธิภาพการทำงาน หรือปริมาณงานที่เพิ่มขึ้นหากอุปกรณ์ช่วยสนับสนุน
เพราะอุปกรณ์การทำงานเป็นสิ่งสำคัญ ไม่ใช่รางวัลปลอบใจ และไม่ควรถูกนับเป็นความกรุณาจากองค์กร แต่คือโครงสร้างพื้นฐานของการทำงาน ถ้าองค์กรไม่มีเครื่องมือที่ดีพอให้คนทำงาน สิ่งที่เสียไปไม่ใช่แค่ความสะดวกสบาย แต่คือเวลา คุณภาพงาน สุขภาพ ความปลอดภัยทางข้อมูล และความรู้สึกว่าพนักงานมีคุณค่าต่อองค์กร
ผลสำรวจ Employee Engagement จาก Gallup ระบุว่า โดยเฉลี่ยแล้ว ทั่วโลกมีพนักงานเพียง 1 ใน 3 เท่านั้นที่เห็นด้วยว่า ตัวเองมีวัสดุอุปกรณ์ที่จำเป็นต่อการทำงาน และหากองค์กรเพิ่มสัดส่วนนี้เป็น 2 เท่า อาจสัมพันธ์กับผลลัพธ์ที่ดีขึ้น เช่น กำไรเพิ่มขึ้น 11% อุบัติเหตุด้านความปลอดภัยลดลง 35% และคุณภาพงานดีขึ้น 28%
นั่นหมายความว่า แม้ออฟฟิศกำลังประหยัดค่าอุปกรณ์ แต่แท้จริงแล้วกลับจ่ายแพงกว่าเดิมหลายเท่าในรูปแบบที่มองไม่เห็น เช่น งานช้าลง คนหมดไฟ คุณภาพงานลดลง และสุดท้ายก็ต้องเสียเงินกับการแก้งาน ซ่อมระบบ รับคนใหม่ วนเวียนซ้ำไป
Freshworks ทำแบบสำรวจพนักงานทั่วโลก และพบว่า 91% ของพนักงานรู้สึกหงุดหงิดกับเทคโนโลยีในที่ทำงาน ขณะที่รายงานเดียวกันระบุว่า เทคโนโลยีที่ไม่เพียงพอกำลังทำลายทั้งผลิตภาพ (Productivity) สุขภาพจิต และความสามารถในการรักษาพนักงานไว้กับองค์กร
ทำไมไม่ใช้อุปกรณ์เครื่องมือส่วนตัว
ในโลกความเป็นจริง พนักงานจำนวนมากไม่ได้หยุดทำงานเพียงเพราะองค์กรไม่ให้เครื่องมือ แต่พวกเขาจะหาทางทำให้งานเสร็จเอง เช่น ใช้แล็ปท็อปส่วนตัว ซื้อโปรแกรมเอง สมัครเครื่องมือออนไลน์ ใช้โทรศัพท์ส่วนตัวถ่ายงาน ส่งไฟล์ผ่านแพลตฟอร์มที่สะดวกกว่า หรือใช้เครื่องมือ AI หรือซอฟต์แวร์ที่องค์กรไม่ได้อนุมัติ
องค์กรบางแห่งอาจมองว่านี่คือความ ‘รับผิดชอบ’ ของพนักงาน แต่จริงๆ แล้ว นี่อาจเป็นสัญญาณว่า ระบบสนับสนุนขององค์กร ‘ล้มเหลว’
Microsoft และ LinkedIn รายงานใน Work Trend Index 2024 ว่า 75% ของ Knowledge Workers ทั่วโลกใช้ Generative AI ในการทำงาน และในจำนวนนี้ 78% นำเครื่องมือ AI ของตัวเองมาใช้ในงาน หรือที่เรียกว่า Bring Your Own AI ปรากฏการณ์นี้สะท้อนว่า เมื่อองค์กรไม่จัดหาเครื่องมือที่ตอบโจทย์ คนทำงานจะหาทางอุดช่องว่างนั้นเอง ซึ่งอาจช่วยให้งานเดินหน้า แต่ก็สร้างความเสี่ยงด้านข้อมูล ความปลอดภัย และมาตรฐานการทำงานตามมา
แล้วทำไมออฟฟิศถึงขี้เหนียวกับอุปกรณ์นัก
เหตุผลแรกคือ หลายองค์กรยังมองอุปกรณ์เป็น ‘รายจ่าย’ ไม่ใช่ ‘การลงทุน’ จึงเห็นราคาคอมพิวเตอร์ เก้าอี้ โปรแกรม หรือจอเสริมชัดเจนกว่าเห็นต้นทุนของเวลาที่เสียไปทุกวัน
เหตุผลที่ 2 คือ คนตัดสินใจเรื่องงบประมาณมักไม่ได้อยู่ใกล้กระบวนการทำงานจริง จึงไม่เห็นว่าคนทำงานต้องฝ่าด่านอะไรบ้างกว่าจะส่งงานหนึ่งชิ้นได้สำเร็จ สำหรับผู้บริหาร คอมพิวเตอร์อาจเป็นเพียงอุปกรณ์ชิ้นหนึ่ง แต่สำหรับคนตัดต่อ มันคือความเร็วของงาน สำหรับนักออกแบบ คือความแม่นยำของสี สำหรับนักข่าว คือความปลอดภัยของไฟล์และแหล่งข่าว สำหรับทีมขาย คือความเร็วในการตอบลูกค้า และสำหรับฝ่ายบัญชี คือความถูกต้องของข้อมูล
และเหตุผลที่ 3 บางองค์กรอาจติดกับดักการบริหารแบบ Cost Cutting (การลดต้นทุน) จนลืมคิดเรื่อง Value Creation (การหาโอกาสและสร้างมูลค่าเพิ่ม) เห็นทุกอย่างเป็นสิ่งที่ต้องลด แต่ไม่เห็นว่าสิ่งใดควรเพิ่ม เพื่อให้คนทำงานสร้างมูลค่าได้มากขึ้น
OpenText และ Foundry MarketPulse เคยสำรวจประเด็น Digital Friction ในองค์กร และพบว่า ในปี 2024 ปัจจัยสำคัญในการตัดสินใจด้านเทคโนโลยีขององค์กรคือ Operational Efficiency อยู่ที่ 34% และ Cost Reduction อยู่ที่ 27% ขณะที่การปรับปรุง Employee Satisfaction ถูกเลือกเป็นปัจจัยอันดับ 1 เพียง 7% เท่านั้น ตัวเลขนี้อธิบายได้ดีว่า ทำไมหลายองค์กรถึงลงทุนกับเทคโนโลยีเพื่อ ‘ลดต้นทุน’ ง่ายกว่าลงทุนเพื่อ ‘ทำให้คนทำงานดีขึ้น’
อุปกรณ์ทำงานส่งผลเสียมากกว่าที่คุณคิด
ถ้าองค์กรอยากได้งานเร็วขึ้น ควรเริ่มจากเครื่องมือที่ทำให้งานไม่ช้าลง ถ้าองค์กรอยากได้งานที่มีคุณภาพ ควรเริ่มจากทรัพยากรที่ทำให้คนสร้างคุณภาพได้ ถ้าองค์กรอยากให้พนักงานรักองค์กร ควรเริ่มจากการไม่ทำให้เขารู้สึกว่า ต้องสู้กับองค์กรเพื่อขอสิ่งจำเป็นต่อการทำงาน
การสนับสนุนอุปกรณ์ทำงานจึงไม่ใช่เรื่องของความใจดี แต่เป็นเรื่องของความรับผิดชอบขั้นพื้นฐาน องค์กรที่ดีไม่ควรถามแค่ว่า พนักงานทำงานเต็มที่หรือยัง แต่ต้องถามตัวเองด้วยว่า เราให้เครื่องมือที่ทำให้เขาทำงานได้เต็มที่หรือยัง เพราะการสนับสนุนที่ดี แน่นอนว่าย่อมนำมาซึ่งผลลัพธ์งานที่ดีเสมอ
ที่มา:
– https://www.freshworks.com/assets/resources/State-of-Software-at-Work-Part1.pdf?
– https://www.gallup.com/q12-employee-engagement-survey
– https://www.osha.gov/ergonomics?
Tags: Work Tips, ออฟฟิศ, พนักงาน, Employee, การทำงาน, Burnout, Productivity
