3 เทคนิคที่ทำให้การประชุมงานมีความชัดเจนและได้ประสิทธิผลที่ดี

เป็นเรื่องปกติที่บริษัทและองค์กร หรือแม้กระทั่งทุกการทำงานเป็นทีมจะต้องมี ‘การประชุม’ เพื่ออัปดตสถานการณ์ต่างๆ ในการทำงาน ไม่ว่าจะเป็นการติดตามความคืบหน้า การวางแผน การแก้ปัญหา และการระดมสมองเพื่อหาไอเดียใหม่ๆ ตามแต่การนัดหมายของแต่ละทีมว่าจะมีวาระการประชุมอย่างไร

อย่างไรก็ดี ไม่ใช่ทุกครั้งที่การประชุมจะดำเนินไปได้อย่างราบรื่น ซึ่งอาจทำให้ผลของการประชุมงานออกมาไม่ดีเท่าที่ควร สาเหตุอาจเป็นได้หลากหลาย ตั้งแต่เรื่องการตั้งวาระการประชุม ไปจนถึงเรื่องของการกำหนดกรอบเวลาการประชุมที่ชัดเจน หากคุณเป็นคนหนึ่งที่อยาก ‘ปรับ’ ให้การประชุมออกมามีประสิทธิผลอย่างแท้จริง เทคนิค 3 ข้อนี้อาจช่วยได้

1. ผู้นำต้องเป็นคนนำการประชุม

สิ่งที่ต้องรู้เป็นอันดับแรกคือ ใครเป็นหัวหน้าการประชุม ซึ่งหากเป็นบริบทที่เกี่ยวข้องกับงาน ส่วนใหญ่ก็มักจะเป็นหัวหน้าทีม หัวหน้าองค์กร หรือหัวหน้าโปรเจกต์ที่เกี่ยวข้องกับการประชุม สิ่งสำคัญคือต้องชัดเจนว่าใครเป็น ‘ผู้นำ’ เพราะประสิทธิภาพของการประชุมขึ้นอยู่กับท่าทีของผู้นำ หากผู้นำไม่ได้เป็นคนนำการประชุมจริงๆ ก็อาจเป็นเรื่องยากที่ทีมจะจดจ่อกับการประชุมนั้นๆ และยากจะเกิดประสิทธิผลที่ดี

หรือบางครั้งในการประชุมใหญ่ คนที่ตำแหน่งต่ำกว่าหัวหน้าอาจต้องเป็นผู้รับผิดชอบในการประชุม ในกรณีนี้ หัวหน้าจำเป็นต้องกล่าวให้ชัดเจนกับที่ประชุมว่า มอบหมายให้บุคคลใดเป็นผู้นำการประชุม เพราะหากไม่กล่าวชัดเจน อาจก่อให้เกิดความลังเลระหว่างประชุม ซึ่งอาจทำให้ที่ประชุมสับสนและไร้ประสิทธิภาพ

นอกจากนี้ เหตุผลส่วนใหญ่ 2 ประการในการประชุมคือ 1. เพื่อให้ได้ฉันทามติหรือการตัดสินใจในประเด็นของการประชุม 2. เพื่อรวบรวมข้อมูลสำหรับการตัดสินใจหรือการดำเนินการของผู้นำ ดังนั้น การนำการประชุมเพื่อการตัดสินใจที่เป็นเอกฉันท์จะต้องทำให้สมาชิกทุกคนในกลุ่มได้รับโอกาสในการมีส่วนร่วม ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้แก้ไขปัญหาทั้งหมดแล้ว และต้องมั่นใจว่าการตัดสินใจของกลุ่มได้รับการยอมรับจากทุกคน

2. ผู้นำต้องมุ่งมั่นทำให้ที่ประชุมมีสมาธิและจดจ่อ

แม้วาระการประชุมจะดีมาก แต่กุญแจสำคัญที่แท้จริง คือผู้นำการประชุมต้องมุ่งมั่นที่จะทำให้ที่ประชุมมีสมาธิและจดจ่อให้ได้ ซึ่งอาจเกี่ยวข้องกับการกำหนดวาระการประชุม โดยเฉพาะหัวข้อการประชุม แต่อาจไม่จำเป็นต้องมีรายละเอียดระเบียบวาระการประชุมก็ได้ สิ่งที่จำเป็นคือทุกคนในการประชุมต้องรู้ว่าจุดประสงค์ของการประชุมคืออะไร จากนั้นในระหว่างการประชุม ผู้นำจึงคอยอภิปรายและนำการประชุมให้ไปสู่เป้าหมายนั้นๆ

ทั้งนี้ ในระหว่างการประชุมอาจมีบางครั้งที่คนในที่ประชุมเปลี่ยนประเด็น หรือเปลี่ยนการสนทนาไปยังวาระอื่นที่ไม่เกี่ยวข้อง ผู้นำต้องสังเกตสถานการณ์และนำที่ประชุมกลับมาสู่วาระการประชุมให้ได้ แน่นอนว่าการฟังความเห็นหรือมุมมองที่แตกต่างบ้างเป็นเรื่องจำเป็น แต่ก็ต้องจัดลำดับความสำคัญให้ดีเช่นกัน

3. ผู้นำต้องรักษาการประชุมให้จบตรงเวลา

การจบการประชุมตรงเวลาเป็นเรื่องสำคัญ ลองนึกภาพการประชุมที่ไร้จุดสิ้นสุด ก็อาจเป็นเรื่องน่าท้อใจสำหรับผู้ร่วมการประชุม ดังนั้น ผู้นำอาจต้องใช้ทักษะการนำกระบวนการ (Facilitation Skills) ซึ่งเป็นกระบวนการที่ใช้เทคนิคต่างๆ เพื่อค้นหา สร้าง หรือประยุกต์ สิ่งใดสิ่งหนึ่งให้บรรลุไปตามเป้าหมายในที่ประชุมมากขึ้น หรือเรียนรู้วิธีจัดการกับข้อขัดแย้งในการประชุมอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น เพื่อลดเวลาที่อาจยืดยาวจากข้อขัดแย้งเหล่านั้น ซึ่งเหล่านี้เป็นทักษะที่ผู้นำต้องเรียนรู้

หากผู้นำสามารถจบการประชุมได้ตามเวลาที่กำหนด ผู้ร่วมประชุมจะรู้สึกยินดีและขอบคุณสำหรับความพยายามในการรักษาเวลา และในระยะยาว ยิ่งการประชุมมีประสิทธิภาพมากเท่าไร องค์กรก็จะยิ่งประสบความสำเร็จมากขึ้นเท่านั้น