สำหรับพนักงานออฟฟิศในปัจจุบัน นอกจากการทำงานเพื่อสร้างผลลัพธ์ที่เป็นไปตามข้อตกลงระหว่างตัวเรากับบริษัทในวันแรกที่เข้าสมัครงานแล้ว อีกหนึ่งหน้าที่ที่พนักงานทุกคนต้องเคยเจอแม้จะไม่ได้อยู่ในลักษณะงานก็ตาม คือการเข้าประชุมในหัวข้อและวาระต่างๆ 

หากเป็นพนักงานบางคน โดยเฉพาะในระดับจูเนียร์หรือลูกน้อง ในแต่ละวันหรือสัปดาห์ก็อาจมีการประชุมไม่มากนัก ส่วนใหญ่จะเป็นการประชุมที่สำคัญเพียงเท่านั้น ทว่าหากมีตำแหน่งที่สูงขึ้น หรือมีลูกน้องและหน้าที่มากมายที่ต้องรับผิดชอบและดูแล บางทีคนเหล่านั้นอาจเข้าประชุมในปริมาณที่มากกว่าปกติ จนในบางรายก็ได้กลายเป็นนักประชุม ที่มีหน้าที่ต้องเข้าประชุมทุกครั้งไปโดยปริยาย 

แน่นอนว่าอะไรที่มากไปย่อมไม่ดี การประชุมก็เช่นกัน

จากการสำรวจโดย Notta บริษัทที่พัฒนาปัญญาประดิษฐ์สำหรับการประชุม ระบุว่า พนักงานออฟฟิศส่วนใหญ่มีการประชุมแต่ละสัปดาห์ถึง 8-17 ครั้ง โดยพนักงานจะใช้เวลากว่า 33% ของการทำงานทั้งสัปดาห์หมดไปกับการประชุม ทว่าจากการประชุมมากมาย มีเพียง 11% ของการประชุมเท่านั้นที่มีประสิทธิภาพ และถูกต่อยอดนำไปพัฒนาการทำงานหรือเกิดการแก้ปัญหาต่างๆ ได้ 

นอกจากนี้การประชุมที่ไม่เกิดประสิทธิภาพยังนำไปสู่การบั่นทอนสุขภาพของพนักงาน เพราะการศึกษาโดย Perceptyx บริษัทให้คำปรึกษาเกี่ยวกับการดูแลพนักงานของบริษัท พบว่าในภาวะที่การประชุมเพิ่มขึ้น ส่งผลให้พนักงานมีแนวโน้มที่จะเหนื่อยล้าทางร่างกายมากกว่า 33% และมีแนวโน้มที่จะเหนื่อยล้าทางจิตใจถึง 24% เมื่อเทียบกับผู้ที่เวลาประชุมลดลงหรือยังคงเท่าเดิม 

หากจะแก้ไขเรื่องนี้ แน่นอนว่าการลดจำนวนการประชุมคือวิธีจัดการตรงต้นเหตุ โดยระยะเวลาที่เหมาะสมต่อการประชุมทั้งหมดคือ 20% ของเวลาทำงานในแต่ละสัปดาห์ของพนักงาน และการประชุมแต่ละครั้งก็ไม่ควรจะเกิน 30 นาที 

หรือในระดับหัวหน้าที่มีภาระหน้าที่ต้องเข้าประชุมมากกว่าปกติ ในบางรายก็มีการกำหนดประชุมให้ชัดเจนเลยว่า สะดวกแค่วันไหน เวลาใด เพื่อให้เกิดการกลั่นกรองอย่างถี่ถ้วนแล้วว่า ครั้งนี้เป็นการประชุมที่สำคัญและต้องเข้า ซึ่งวิธีนี้ คริส ดักแกน (Kris Duggan) เจ้าของผู้ร่วมก่อตั้ง BetterWorks นำมาใช้หลังเขาได้กลายเป็นนักประชุมให้กับบริษัท โดยเขากำหนดการประชุมไว้สำหรับช่วงบ่ายให้ไม่เกิน 3 ครั้งเพียงเท่านั้น ส่วนช่วงเช้าจะถูกสงวนไว้สำหรับการทำงานในรูปแบบอื่นๆ 

ดังนั้นจึงเป็นโจทย์ของผู้ประกอบการหลังจากนี้ว่า จะจัดสรรทั้งเวลา จำนวนคน และประเด็นในการประชุมอย่างไรให้เหมาะสม  

ที่มา

https://www.calendar.com/blog/perfect-amount-of-meetings-per-day-backed-by-science/

 https://www.notta.ai/en/blog/too-many-meetings

https://www.flowtrace.co/collaboration-blog/average-time-in-meetings-its-impact 

Tags: , ,