25-60 นาที คือระยะเวลาในการประชุม ที่เหมาะสมและมีประสิทธิภาพที่สุด

หลายบริษัทต้องประสบปัญหาการประชุมยืดเยื้อ ใช้เวลาเกือบทั้งวัน สำหรับการระดมความคิดหรือตัดสินใจบางอย่างในทุกสัปดาห์ กลายเป็นปัญหาเรื้อรังที่พนักงานทุกคนต้องสละเวลาเกือบทั้งวันใน 1 สัปดาห์ เพื่อนั่งประชุมอยู่ในห้องสี่เหลี่ยม โดยที่ภาระหน้าที่ประจำของตนไม่คืบหน้าแต่อย่างใด 

.

ซึ่งในความเป็นจริงเราสามารถประชุมเพียงแค่ 25-60 นาทีได้ หากมีการจัดสรรการประชุมที่ดีและรัดกุมมากเพียงพอ

.

อ้างอิงจากหนังสือ ‘The 25 Minute Meeting: Half the Time, Double the Impact’ โดย ดอนนา แม็กจอร์จ (Donna McGeorge) ระบุว่าเวลา 1 ชั่วโมง คือระยะเวลาเฉลี่ยของการประชุมที่เหมาะสมที่สุด แต่หากคุณอยากได้การประชุมที่มีคุณภาพ ผู้ร่วมประชุมมีสมาธิมากที่สุด การลดเวลาเหลือเพียง 25 นาที จะให้ผลลัพธ์ได้ดีที่สุด 

โดยตัวเลขนี้อ้างอิงจากทฤษฎี ‘Pomodoro’ ของ ฟรานเชสโก ซิริลโล (Francesco Cirillo) ที่ระบุว่าการทำสิ่งใดที่ใช้สมาธิเป็นอย่างสูงควรให้เวลาเพียงแค่ 25 นาที หากจะใช้เวลามากกว่านั้น ควรมีการพักผ่อนอย่างน้อย 5 นาที ก่อนจะเริ่มเข้าสู่กระบวนการ Pomodoro อีก 25 นาทีต่อไป 

อีกทั้งจำนวนคนที่ในที่ประชุมก็สำคัญเช่นกัน ในหนังสือระบุว่าการประชุมที่มากกว่า  7 คน จะทำให้ในที่ประชุมไม่สามารถแบ่งปันข้อมูลและความเห็นได้ครบถ้วนสำหรับทุกคน ดังนั้นหากเป็นไปได้ การจัดประชุมในประเด็นย่อยๆ เพื่อให้ผู้ประชุมมีจำนวนน้อยที่สุดสามารถทำให้การประชุมนั้นได้ข้อสรุปที่เร็ว ครบถ้วน และมีประสิทธิภาพมากขึ้น 

สำหรับการประชุมในปัจจุบัน บริษัทต่างๆ ส่วนใหญ่จะแบ่งออกเป็น 2 ประเภท คือการประชุมอัปเดตในทุกวัน และการประชุมใหญ่เพื่อตัดสินใจอะไรบางอย่างในแต่ละสัปดาห์ โดยดอนนาระบุว่าการประชุมทั้ง 2 แบบก็มีระยะเวลาที่เหมาะสมต่างกัน โดยการประชุมอัปเดตในแต่ละวันควรใช้เวลาไม่เกิน 15 นาที เพราะนั่นอาจส่งผลต่อระยะเวลาการทำงานที่เหลือในแต่ละวัน และนำไปสู่การยืดเยื้อของการประชุมที่กินเวลาเกินความจำเป็น 

ส่วนการประชุมใหญ่ในแต่ละสัปดาห์ แน่นอนว่าระยะ 25 นาที ก็ไม่สามารถทำให้การประชุมหาข้อสรุปลงได้ ดังนั้น ดอนนาจึงแนะนำว่าเมื่อครบทุก 25 นาที ให้ในที่ประชุมตกลงร่วมกันก่อนว่าจะประชุมต่อไปอีกกี่นาที เพื่อที่ทุกคนจะได้รับรู้ร่วมกันว่าการประชุมจะจบในเวลาใด แต่ทางที่ดีก็ไม่ควรใช้เวลาเกิน 1 ชั่วโมง เพราะหากนานไปกว่านั้น ผู้เข้าร่วมประชุมกว่า 40% จะไม่มีสมาธิในเนื้อหาอีกต่อไป

แน่นอนว่าขั้นตอนในการประชุมที่ดีก็ช่วยลดระยะเวลาการประชุมได้เช่นกัน ในหนังสือของดอนนาระบุว่า หากการประชุมมีขั้นตอนและลำดับที่ชัดเจน จะช่วยให้การประชุมคล่องตัว ไม่ยืดเยื้อ และจบได้ภายในเวลาที่ตั้งใจไว้ โดยเทคนิคสำคัญในการประชุมที่เธอได้แบ่งปันเอาไว้ในหนังสือมีทั้งหมด 3 หัวข้อด้วยกัน คือ 

1. Purpose การกำหนดวัตถุประสงค์และข้อสรุปที่ต้องได้การประชุมให้ชัดเจน

2. People การคัดเลือกคนที่จำเป็นสำหรับการประชุมครั้งนี้ เพื่อไม่ให้เกิดการเข้าประชุมโดยไม่จำเป็นของพนักงานคนอื่น

3. Process ขั้นตอนและบทบาทการประชุมของแต่ละคนว่าใครจะนำเสนอเรื่องไหน ใครต้องตัดสินใจเรื่องใด 

ที่สำคัญคือก่อนการประชุมนั้น หากสามารถให้ผู้เข้าร่วมประชุมเตรียมตัวและเตรียมข้อมูลในเบื้องต้นมาก่อน แทนที่จะมาระดมความคิดกันในห้องประชุมเพียงอย่างเดียว ก็จะช่วยให้การประชุมเร็วยิ่งขึ้นไปอีก 

สุดท้ายการประชุมจะออกมาให้มีคุณภาพ ไม่รู้สึกว่ายาวนาน หรือยืดเยื้อจนเกินไป คือต้องเตรียมตัวและออกแบบการประชุมให้รัดกุม ชัดเจน และตรงประเด็นมากที่สุด ซึ่งหากสามารถทำได้ การประชุมอาจใช้เวลาน้อยกว่า 25 นาที หรือมากกว่า 1 ชั่วโมง แต่ก็ยังคงเป็นการประชุมที่มีคุณภาพอยู่ได้เช่นกัน 

ที่มา:

- https://www.fastcompany.com/90746163/this-is-exactly-how-long-your-meetings-should-last

- https://join.com/recruitment-hr-blog/meeting-length/

- https://fellow.app/blog/meetings/how-long-should-a-meeting-last-how-to-stop-wasting-your-time/